Baustellensekretärin (m/w/d)

Job Description

Als Baustellensekretärin (m/w/d) unterstützen Sie die Bauleitung und das Projektteam bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben direkt auf der Baustelle.

Sie sorgen für einen reibungslosen Büroablauf.

Ihre Aufgaben:

• Organisation und Koordination der administrativen Abläufe im Baustellenbüro
• Unterstützung der Bau- und Projektleitung bei organisatorischen Aufgaben
• Bearbeitung des Schriftverkehrs sowie Erstellung und Ablage von Dokumenten
• Pflege und Verwaltung von Baustellenunterlagen, Plänen, Protokollen und sonstigen Projektdokumenten
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Besprechungen und Baubesprechungen
• Erstellung und Führung von Protokollen, Listen und Übersichten
• Prüfung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Lieferscheinen und sonstigen Unterlagen
• Unterstützung bei der Erfassung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Personaldaten
• Koordination und Dokumentation von Lieferungen, Terminen und Ansprechpartnern
• Kommunikation mit Nachunternehmern, Lieferanten, Kunden und internen Abteilungen
• Allgemeine Büroorganisation und Korrespondenz

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in der Büroorganisation, vorzugsweise im Baugewerbe oder in einem technischen Umfeld
• Idealerweise Erfahrung als Baustellensekretärin, Teamassistenz oder kaufmännische Mitarbeiterin im Bauwesen
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word und Excel
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisationsgeschick sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und freundliches, professionelles Auftreten
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
• Belastbarkeit und Flexibilität im dynamischen Baustellenumfeld

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