Office Assistant

La risorsa sarà inserita all'interno dell'organizzazione con il ruolo di Office Assistant / Executive Assistant , con responsabilità di supporto organizzativo e operativo al General Counsel e, più in generale, al Management aziendale.

In particolare, si occuperà di: Gestione delle attività di Office Management e supporto organizzativo alle attività aziendali. Supporto diretto al CEO, COO e General Counsel nella gestione delle attività quotidiane, degli impegni e delle priorità.

Gestione delle agende , pianificazione e coordinamento di appuntamenti, call, riunioni, eventi e incontri interni ed esterni. Organizzazione e preparazione delle riunioni aziendali, inclusa la predisposizione di documentazione, presentazioni e materiali necessari.

Organizzazione e gestione delle trasferte di lavoro del Management , inclusa la prenotazione e il coordinamento di voli, treni, hotel e transfer. Preparazione, revisione e impaginazione di presentazioni aziendali, report, documenti e materiali destinati a meeting interni ed esterni.

Supporto alle attività di marketing e comunicazione , inclusa la gestione dei social media, la creazione e l'aggiornamento dei contenuti, il mantenimento dei contenuti del sito web, le presentazioni corporate e le attività promozionali.

Gestione dei rapporti con i fornitori di servizi generali necessari al funzionamento dell'ufficio. Coordinamento dell'organizzazione dell'ufficio, degli approvvigionamenti e dei materiali di consumo. Supervisione dei servizi esterni relativi alla pulizia, manutenzione e organizzazione degli spazi di lavoro , al fine di garantire un ambiente ordinato, efficiente e funzionale.

Gestione e organizzazione delle sale riunioni , delle visite e degli incontri con clienti, consulenti, partner e altri interlocutori esterni. Gestione e smistamento della corrispondenza e delle comunicazioni generali. Gestione e aggiornamento della rubrica aziendale e dei contatti professionali .

Supporto al coordinamento delle attività tra Management, team aziendali e interlocutori esterni. Collaborazione con i diversi membri del team nella gestione di progetti, iniziative e attività speciali . Gestione della documentazione e delle informazioni aziendali con un elevato livello di riservatezza e discrezione .

Supporto alle ulteriori esigenze organizzative e operative necessarie a garantire il corretto ed efficiente funzionamento dell'ufficio. Riporto diretto al General Counsel. Laurea o titolo di studio equivalente. Esperienza pregressa, anche breve, in ruoli di Office Assistant, Executive Assistant, Personal Assistant o posizioni analoghe.

Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office , in particolare Outlook, Word, Excel e Power Point. Ottima capacità di gestione di agende, appuntamenti, meeting, trasferte e priorità . Italiano madrelingua o conoscenza equivalente.

Requisito imprescindibile: ottima conoscenza della lingua spagnola, scritta e parlata. Requisito imprescindibile: ottima conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata. La conoscenza della lingua tedesca costituisce un plus.

Ottime capacità organizzative e di pianificazione. Capacità di gestire contemporaneamente più attività, interlocutori e scadenze. Precisione, affidabilità e forte attenzione ai dettagli. Elevato livello di riservatezza e discrezione , considerata la natura delle informazioni gestite.

Ottime capacità relazionali e comunicative, anche nell'interazione con interlocutori senior ed esterni all'azienda. Proattività, autonomia e capacità di problem solving. Flessibilità e capacità di adattarsi rapidamente alle priorità aziendali.

Ottime presentation skills e particolare attenzione alla qualità formale di presentazioni e documenti. Contratto: Tempo pieno.

Sede di lavoro

Roma. Data di inserimento: da definire.

Benefit

Buoni pasto. Ingenium è un'azienda specializzata nello sviluppo e finanziamento di progetti nel settore della Transizione Energetica , con oltre 15 anni di esperienza. Il Gruppo Ingenium opera prevalentemente in Italia e Spagna e Germania e dispone di un portfolio di oltre 2500 MW di progetti attualmente in sviluppo o in gestione .

In continua e sostenibile crescita, Ingenium opera attraverso un team internazionale attivo in Italia, Spagna e altri mercati.

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